Как организовать свадьбу самостоятельно

Свадьба – день мечты, который дарит паре новый жизненный этап, полный любви. Поэтому для подготовки такого торжественного мероприятия уходит много времени, сил и бюджета.

Самостоятельная подготовка – процесс сложный, разбитый на тысячу подпунктов и деталей. Это бизнес-проект, требующий погружения в свадебную и творческую нишу. Выбирая подготовку “своими руками”, придется потрудиться и пожертвовать временем и финансами.

Сроки подготовки зависят от концепции праздника (год, полгода или 3 месяца) – в любом случае разработайте план заранее.

Если хочется получать от процесса только удовольствие и не решать технические вопросы, обращайтесь к профессионалам из агентства Boyarov Weddings с более чем 10-летним опытом проведения свадеб. Разберем актуальные вопросы подготовки.

Что сделать за 6 месяцев до свадьбы?

Полгода до дня Х – идеальное время, чтобы активно действовать. Есть 11 главных шагов:

1. Рассчитайте время подготовки

Разбейте каждый из оставшихся месяцев на приоритетные задачи. Например, в первый месяц бронируйте площадку, фотографа и видеографа. Во второй – выбирайте образ, заказывайте аксессуары и начинайте обсуждать декор. Так будет проще не утонуть в задачах перед праздником.

Расчет тайминга также важен, чтобы не упустить понравившиеся варианты – график свадебных профи и локаций расписывается на месяцы вперед.

2. Решите, кто будет заниматься организацией свадьбы

Свадебное агентство или самостоятельно? Организаторы уже на данном этапе значительно облегчат работу, выслушают пожелания и начнут предлагать решения. Если хочется готовиться самостоятельно, проходя тернистый путь, то распределите обязанности. Например, жених будет заниматься документацией, техническими моментами, поиском локации, финансами. Невеста – остальным. Хотя к подготовке можно привлечь и близких друзей. Знаем прекрасные примеры, когда мама невесты сшила для нее фату, а подруга – собрала идеальный букет. Не бойтесь делегировать и привлекать дополнительных подрядчиков.

3. Определитесь с бюджетом и составьте смету

Свадебная смета, сформированная в таблице, поможет вести учет всех расходов. Планируйте финансы, добавляйте дополнительные траты или откладывайте часть дохода на свадьбу. Главное – определитесь, какую сумму вы готовы потратить на праздник.

Далее уточните цены в вашей локации и используйте примерную формулу: банкет 40%, образы 10%, свадебные специалисты и услуги 30%, декор и флористика 20%.

Ошибка многих пар – не заложить дополнительные 10-15 % бюджета на мероприятие. Увеличение неизбежно, о котором вы узнаете только в процессе подготовки.

4. Выберите концепцию свадьбы и формат церемонии

Камерный ужин для близких, свадьба-вечеринка, банкет или свадьба для двоих? Официальная церемония бракосочетания в ЗАГСе или выездная церемония с клятвами? – ответьте на эти вопросы минимум за полгода до свадьбы.

5. Определитесь с датой торжества

Поиск площадки начинайте исходя из планируемой даты (или хотя бы месяца). Не забудьте опросить друзей и родственников насчет желаемой даты. Соотнесите свои графики, рабочее время родственников и друзей, другие свадьбы и большие праздники.

6. Составьте список гостей

Свадьба может быть со 150+ гостями или всего с 12 самыми близкими людьми. Планируйте примерный список, состоящий из родственников, друзей и коллег.

7. Посетите локации

Рестораны, лофты, банкетные залы – составьте список мест, которые подходят по бюджету и по вкусу. Отправьтесь лично на экскурс в несколько локаций, чтобы оставить несколько вариантов для выбора.

8. Выберите подрядчиков

За полгода до свадьбы определитесь с базовыми свадебными подрядчиками – организатором, фотографом, видеографом и декоратором. Ведущего и кавер-группу можно выбрать за 4-5 месяцев, после утверждения стилистики мероприятия. Встретьтесь с подрядчиками лично, обсудите референсы и условия работы.

9. Определитесь со стилистикой

В социальных сетях и в Pinterest вы встретите множество идей, от которых разбегаются глаза. Проведите несколько часов за просмотром концепций и стилистики, соберите примеры в одну папку на телефоне или в мудборд и находите свое. Сделать однозначный выбор сразу не получится, но у вас останется время на финальное “да”.

10. Купите обручальные кольца и подумайте об образах

Кольца – не платье, их смело можно брать за полгода до свадьбы. Уделите время ювелирному шоппингу. Что касается образов на торжество, присмотритесь к магазинам, брендам, соберите примеры. Займитесь поиском швеи, если хочется шить образ на заказ. Платье и костюм для жениха можно покупать за 3-4 месяца до свадьбы.

11. Выбор локации для свадебного путешествия

Если вы отправляетесь на медовый месяц, то уже за полгода бронируйте номера в отелях и покупайте билеты. В нынешней ситуации это особенно актуально, чтобы сократить бюджет и провести отпуск роскошно.

Советы по подготовке от команды Boyarov Weddings

1. Все записывайте в ежедневник, заметки на телефоне, гугл-док или X-mind. Заведите календарь встреч с подрядчиками, просмотров локаций или дегустаций в ресторане. Это позволит создать систему и снизить тревожность.

2. Считайте все расходы и отмечайте их в смете. По статистике, пары упускают “незначительные” детали, которые бьют в сумме по бюджету.

3. Не приглашайте на свадьбу коллег и знакомых, с кем вы пьете кофе раз в год. Свадьба – праздник любви и людей, которые вас искренне приедут поздравлять.

4. Уделите внимание выбору профессионального фотографа и видеографа. Кадры и видео – воспоминания, которые останутся навсегда.

5. Подтверждайте договоренности с подрядчиками. Это позволит избежать недоумений от невыполненной просьбы и форс-мажоров.

6. Не принимайте решения спонтанно на эмоциях, будьте осторожны с изменениями в последний момент. Взвешивайте все риски.

7. Выключите перфекциониста. Свадьба – большой бизнес-проект, но не все будет получаться идеально, особенно при самостоятельной подготовке. Стремитесь к совершенству, но не тревожьтесь – это только добавит стресса, испортит настроение и испортит результат.

8. Отдыхайте! Подготовка к свадьбе должна быть не менее приятной, чем сам праздник. Конечно, свадьбы “своими руками” приносят как минимум в 2 раза больше стресса, чем праздники под контролем организатора. Поэтому если вы чувствуете, что не готовы жертвовать всеми силами и временем – обращайтесь к команде Boyarov Weddings, которые снимут с вас 90% задач и ответственности.

За 3 месяца до торжества

Времени остается не так много, но достаточно, чтобы решить оставшиеся организационные вопросы, пересмотреть смету, изменить детали в декоре или образах. Рассмотрим подробнее элементы подготовки.

Как составить бюджет?

Составление бюджета – головная боль пар. Систематизируем основные статьи расходов, чтобы было проще разобраться, как правильно распределить свадебный бюджет между ними.

1. Образы жениха и невесты (5-10% от бюджета)

• Свадебное платье и другие образы (утро невесты, вечерний)

• Костюм жениха, мужские аксессуары

• Обувь невесты и жениха (+ запасная обувь на танцы)

• Фата / ее альтернативы

• Украшения невесты и аксессуары

• Услуги стилиста и визажиста

• Наряды для подружек невесты

2. Обручальные кольца (3% от бюджета)

Не экономьте на главном символе торжества и брака. Рассмотрите разные бренды, виды металлов, формы, камни, придумайте индивидуальную гравировку. Можно изготовить и свои кольца в мастерских.

3. Декор и флористика (10-15% от бюджета)

• Букет невесты + бутоньерка для жениха

• Оформление выездной / вечерней церемонии

• Декор ужина: президиум, центральные композиции, дополнительные декоративные элементы

• Освещение

• Услуги декораторов, монтажников, флористов

• Букеты подружек невесты

• Лепестки для церемонии

• Фотозона / лаунж-зона / candybar

4. Фотограф, видеограф (15% от бюджета)

Цены на услуги фотографа и видеографа складываются из его опыта и портфолио. Не советуем брать услуги начинающих ребят, фото и видео – память о вашем дне.

5. Банкет (40-45% от бюджета)

• Бронирование и аренда площадки

• Еда и напитки

• Обслуживание

• Ведущий

• Пробковый сбор

• Торт и сладкий стол

• Питание для подрядчиков

6. Полиграфия (3% от бюджета)

Создайте бумажные приглашения или сайт, на котором будет размещена вся информация для гостей.

7. Развлечения и музыка (5-10% от бюджета)

Бюджет на развлечения индивидуален. Кавер-группа, DJ, шоу-артисты – прайс на услуги будет разного диапазона.

8. Свадебный организатор (10% от бюджета)

Организатор – главный свадебный подрядчик. Не экономьте на его услугах, чтобы реализовать все мечты в рамках бюджета. Агентство Романа Боярова предлагает уникальные концепции торжеств и работает как с большими, так и ограниченными бюджетами.

9. Разное (5% от бюджета)

• Комплименты для гостей

• Госпошлина в ЗАГС

• Расходы на транспорт

• Реквизит для съемки love-story

• Маникюр и педикюр

• Координатор в день свадьбы

• Номер в отеле

10. Непредвиденные расходы (3% от бюджета)

Дополнительная аренда площадки, такси для опаздывающих гостей, запасные элементы декора, допчек на заказ напитков и еды, дополнительные часы работы подрядчиков – все это непредвиденные расходы, на которые стоит заложить финансы.

Итак, а теперь к цифрам. Если количество гостей 30-35, то экономный вариант свадьбы выйдет примерно в 700-800 тысяч рублей; средний – 800 тыс-1 млн; дорогой вариант – от 1 миллиона рублей.

Выбор места для бракосочетания и банкета

Локация для регистрации брака должна подходить вашим критериям и попадать в самое сердце. Можно выбрать ЗАГС или выездную регистрацию. Популярными вариантами выездной церемонии являются:

• ЗАГС

• кафе, рестораны, банкетные залы, лофты

• загородные дома на открытом воздухе

• локации у воды: озера, пруда или реки

• необычные места за границей

Что касается банкета, то проведите доскональный просмотр понравившихся ресторанов и площадок. Во-первых, они должны подходить по цене, критериям, количеству гостей, во-вторых, подходить для реализации концепции, в-третьих, вызывать восторг. Узнайте, сколько на площадке санузлов, есть ли отдельные технические комнаты, места для курения, электрическую мощность и прочее. Обсудите меню, возможность пригласить кавер-группу, нанять обслуживающий персонал.

Подача заявления в ЗАГС

Заблаговременная подача заявления – уверенность в том, что на вашу дату место будет свободно. А еще это огромный плюс для тайминга, который нужно планировать заранее.

Прежде чем подавать заявление, соберите необходимые документы (паспорта, квитанция об оплате госпошлины). Если ранее у жениха или невесты уже был брак, то придется предоставить документ о расторжении предыдущих отношений.

Если невеста собирается менять фамилию, то необходимо подготовить соответствующее заявление и документацию. Далее последует смена фамилии в паспортах, полисе ОМС и других документах. Занимайтесь бюрократическим процессом заблаговременно.

Выбор ведущего на свадьбу

Ведущий играет огромную роль на празднике – создает атмосферу и настроение, объединяет гостей и пару. Искать ведущего можно по социальным сетям, свадебным сайтам-каталогам, по рекомендациям друзей, коллег или свадебных подрядчиков.

Договориться с ведущим лучше за 5-6 месяцев до торжества. Обговорите сценарий, конкурсы и развлечения, вносите коррективы. Профи предложит неординарные решения для вашей свадьбы – как камерной и “интровертной”, так и зажигательной.

При выборе обратите внимание на следующие пункты:

1. ведущий свободен на вашу дату (график занятости иногда размещен на сайте), прайс на услуги вам подходит, стиль ведения торжества – тоже

2. позиционирование в социальных сетях. Посмотрите, как человек общается с друзьями, знакомыми и своей аудиторией. Вы сможете сделать первоначальные выводы о его характере и личности

3. портфолио. Смотрим видео со свадеб, которые профи размещает у себя на сайте или в социальных сетях

4. отзывы. Почитайте, что о ведущем говорят реальные пары. Вы сможете узнать его фишки, особенности и преимущества

5. личная встреча. Человек должен быть с вами на одной волне, понимать, что вы хотите, и вызывать симпатию. Личная встреча не даст ошибиться в выборе

Оформление свадебных приглашений

Создать приглашения в печатном варианте, электронном виде или на сайте? Если вам близка эстетика рукописных текстов и “бумаги”, то выбирайте первый вариант. В электронном – для тех, кому вручить в руки печатное приглашение не получится. Сайт – хороший вариант, который подойдет всем гостям.

Соберите референсы, выберите цветовую свадебную палитру, найдите профи за 4 месяца до свадьбы. Также можно сделать карточки Save The Date.

Создать сайт можно самим на конструкторе или обратиться к специалисту. Альтернативный вариант – группа в социальной сети или аккаунт, в котором вы в закрытом доступе разместите информацию для гостей.

Список дел за 2 месяца до свадьбы

Образы для пары, друзей жениха и подружек невесты

За 2 месяца до торжества образы должны быть готовы. Сшить платье или костюм на заказ, посмотреть локальные бренды, съездить в несколько магазинов на примерки – вот, что предстоит паре. После выбора основных образов следует (опционально) выбор дополнительных – например, на танцевальную часть вечера. Также нужно найти аксессуары. Для невесты – украшения, туфли, фата, подвязка. Для жениха – галстук или бабочка, бутоньерка, обувь, часы, запонки.

Для подружек невесты часто выбирают похожие наряды. Это могут быть атласные платья нежных оттенков в одной палитре. Или девушки могут быть в одной цветовой гамме. Друзьям жениха тоже уделяется внимание. Многие мужчины приходят в костюмах от одного бренда, которые заранее выбирают вместе.

Список гостей

За 2 месяца до свадьбы у вас должен быть список гостей, которые на 95% будут на свадьбе. Обзвоните гостей, уточните их планы. Если кто-то не сможет приехать, вы сохраните бюджет, пересмотрев список.

Выбор фотографа и видеографа

Фотограф и видеограф – главные члены команды после организатора. Фото и видео останутся с вами на всю жизнь! На что следует обратить внимание при выборе:

1. Портфолио. Подробно изучите стиль фото и видео. От просмотра должны быть эмоции: “Да, это оно!”

2. Использование фотошопа/цветокоррекции. Ретушь фото не должна быть заметной, эффекты – моветон. Также и видео должно быть обработанным, но “живым”.

3. Композиция и стиль. Каждый фотограф и видеограф работает в своем стиле, используя разные ракурсы, форматы, акцентируя внимание на эмоциях, эстетике или киношной атмосфере

4. Цены на услуги, свободные даты, договор. Обязательно заключайте договор на оказание услуг, обсудите возможность прибытия подрядчиков в ваши даты. Выбирайте не по цене (хотя она и важна), а по опыту, сердцу и видению.

Заказ свадебного торта

Свадебный торт – прекрасная традиция и украшение торжества. При выборе кондитера обращайте внимание на отзывы, примеры по стилю, которые вам близки, но главное – ваши впечатления после дегустации.

Затем выберите форму, наполнение, количество ярусов тортика – обсудите варианты концепции с кондитером. Профи предложит необычные решения.

Видов тортов множество: открытый торт, торт с кремом, торт-суфле, торт с мастикой, марципановый торт или французский крокембуш. В декоре десерта в трендах и ностальгия по 90-м, и наивные дизайны, и арт-объекты – что больше по душе.

Альтернативами могут стать макарунс, сырный торт, ягодный пирог, торт-мороженое, блинный или вафельный торт.

Музыка и первый танец

Для каждого этапа свадьбы (выход пары, церемония, велком, ужин, развлечения, первый танец и др.) подготовьте музыкальное сопровождение. Его можно создать самим или обратиться к диджею, который по вашим вкусам составит зажигательный плейлист.

Первый танец молодых – трепетный момент вечера. Заранее выберите музыку, обратитесь к хореографу, чтобы поставить танец, или придумайте его сами. Не забудьте про репетиции – это залог красивого танца.

Что нужно сделать за 1 месяц до свадьбы?

1. Продолжайте вести смету и ежедневник, чтобы не упустить детали. Отмечайте сделанное и добавляйте новые задачи

2. Купите все необходимое для церемонии и банкета

3. Приобретите все спиртное и напитки

4. Проверьте наличие всех акссесуаров к свадебных образам

5. Запишитесь на процедуры: косметолог, маникюр, педикюр и др.

Список дел за 3 недели до свадьбы

1. Финализируйте меню для ужина

2. Организуйте мальчишник и девичник

3. Закажите номера для гостей в гостинице / трансфер

4. Внесите количественные прввки в декор с учетом изменений в численности гостей

5. Обзвоните или напишите всем подрядчикам и получите подтверждения

План действий за 1 неделю до свадьбы

За 2 недели до свадьбы все должно быть готово. У вас должны остаться в основном лишь вопросы, связанные с банкетной полиграфией, доставкой алкоголя в ресторан и организационные вопросы с гостями, которые приедут из других городов.

Организовать свадьбу самостоятельно возможно, но сложно. Взвесьте все плюсы и минусы, поговорите с реальными парами, которые создавали торжество сами, рассчитайте свое время и возможности.

Агентство Boyarov Weddings считает, что и подготовка, и свадьба – праздник счастья и любви, в котором нет места стрессу и форс-мажорам. Такой день должен запомнится как один из самых прекрасных в вашей жизни, а потому мы советуем обращаться к профессионалам с многолетним опытом.