Свадьба – день мечты, который дарит паре новый жизненный этап, полный любви. Поэтому для подготовки такого торжественного мероприятия уходит много времени, сил и бюджета.
Самостоятельная подготовка – процесс сложный, разбитый на тысячу подпунктов и деталей. Это бизнес-проект, требующий погружения в свадебную и творческую нишу. Выбирая подготовку “своими руками”, придется потрудиться и пожертвовать временем и финансами.
Сроки подготовки зависят от концепции праздника (год, полгода или 3 месяца) – в любом случае разработайте план заранее.
Если хочется получать от процесса только удовольствие и не решать технические вопросы, обращайтесь к профессионалам из агентства Boyarov Weddings с более чем 10-летним опытом проведения свадеб. Разберем актуальные вопросы подготовки.
Что сделать за 6 месяцев до свадьбы?
Полгода до дня Х – идеальное время, чтобы активно действовать. Есть 11 главных шагов:
1. Рассчитайте время подготовки
Разбейте каждый из оставшихся месяцев на приоритетные задачи. Например, в первый месяц бронируйте площадку, фотографа и видеографа. Во второй – выбирайте образ, заказывайте аксессуары и начинайте обсуждать декор. Так будет проще не утонуть в задачах перед праздником.
Расчет тайминга также важен, чтобы не упустить понравившиеся варианты – график свадебных профи и локаций расписывается на месяцы вперед.
2. Решите, кто будет заниматься организацией свадьбы
Свадебное агентство или самостоятельно? Организаторы уже на данном этапе значительно облегчат работу, выслушают пожелания и начнут предлагать решения. Если хочется готовиться самостоятельно, проходя тернистый путь, то распределите обязанности. Например, жених будет заниматься документацией, техническими моментами, поиском локации, финансами. Невеста – остальным. Хотя к подготовке можно привлечь и близких друзей. Знаем прекрасные примеры, когда мама невесты сшила для нее фату, а подруга – собрала идеальный букет. Не бойтесь делегировать и привлекать дополнительных подрядчиков.
3. Определитесь с бюджетом и составьте смету
Свадебная смета, сформированная в таблице, поможет вести учет всех расходов. Планируйте финансы, добавляйте дополнительные траты или откладывайте часть дохода на свадьбу. Главное – определитесь, какую сумму вы готовы потратить на праздник.
Далее уточните цены в вашей локации и используйте примерную формулу: банкет 40%, образы 10%, свадебные специалисты и услуги 30%, декор и флористика 20%.
Ошибка многих пар – не заложить дополнительные 10-15 % бюджета на мероприятие. Увеличение неизбежно, о котором вы узнаете только в процессе подготовки.
4. Выберите концепцию свадьбы и формат церемонии
Камерный ужин для близких, свадьба-вечеринка, банкет или свадьба для двоих? Официальная церемония бракосочетания в ЗАГСе или выездная церемония с клятвами? – ответьте на эти вопросы минимум за полгода до свадьбы.
5. Определитесь с датой торжества
Поиск площадки начинайте исходя из планируемой даты (или хотя бы месяца). Не забудьте опросить друзей и родственников насчет желаемой даты. Соотнесите свои графики, рабочее время родственников и друзей, другие свадьбы и большие праздники.
6. Составьте список гостей
Свадьба может быть со 150+ гостями или всего с 12 самыми близкими людьми. Планируйте примерный список, состоящий из родственников, друзей и коллег.
7. Посетите локации
Рестораны, лофты, банкетные залы – составьте список мест, которые подходят по бюджету и по вкусу. Отправьтесь лично на экскурс в несколько локаций, чтобы оставить несколько вариантов для выбора.
8. Выберите подрядчиков
За полгода до свадьбы определитесь с базовыми свадебными подрядчиками – организатором, фотографом, видеографом и декоратором. Ведущего и кавер-группу можно выбрать за 4-5 месяцев, после утверждения стилистики мероприятия. Встретьтесь с подрядчиками лично, обсудите референсы и условия работы.
9. Определитесь со стилистикой
В социальных сетях и в Pinterest вы встретите множество идей, от которых разбегаются глаза. Проведите несколько часов за просмотром концепций и стилистики, соберите примеры в одну папку на телефоне или в мудборд и находите свое. Сделать однозначный выбор сразу не получится, но у вас останется время на финальное “да”.
10. Купите обручальные кольца и подумайте об образах
Кольца – не платье, их смело можно брать за полгода до свадьбы. Уделите время ювелирному шоппингу. Что касается образов на торжество, присмотритесь к магазинам, брендам, соберите примеры. Займитесь поиском швеи, если хочется шить образ на заказ. Платье и костюм для жениха можно покупать за 3-4 месяца до свадьбы.
11. Выбор локации для свадебного путешествия
Если вы отправляетесь на медовый месяц, то уже за полгода бронируйте номера в отелях и покупайте билеты. В нынешней ситуации это особенно актуально, чтобы сократить бюджет и провести отпуск роскошно.
Советы по подготовке от команды Boyarov Weddings
-
Все записывайте в ежедневник, заметки на телефоне, гугл-док или X-mind. Заведите календарь встреч с подрядчиками, просмотров локаций или дегустаций в ресторане. Это позволит создать систему и снизить тревожность.
-
Считайте все расходы и отмечайте их в смете. По статистике, пары упускают “незначительные” детали, которые бьют в сумме по бюджету.
-
Не приглашайте на свадьбу коллег и знакомых, с кем вы пьете кофе раз в год. Свадьба – праздник любви и людей, которые вас искренне приедут поздравлять.
-
Уделите внимание выбору профессионального фотографа и видеографа. Кадры и видео – воспоминания, которые останутся навсегда.
-
Подтверждайте договоренности с подрядчиками. Это позволит избежать недоумений от невыполненной просьбы и форс-мажоров.
-
Не принимайте решения спонтанно на эмоциях, будьте осторожны с изменениями в последний момент. Взвешивайте все риски.
-
Выключите перфекциониста. Свадьба – большой бизнес-проект, но не все будет получаться идеально, особенно при самостоятельной подготовке. Стремитесь к совершенству, но не тревожьтесь – это только добавит стресса, испортит настроение и испортит результат.
-
Отдыхайте! Подготовка к свадьбе должна быть не менее приятной, чем сам праздник. Конечно, свадьбы “своими руками” приносят как минимум в 2 раза больше стресса, чем праздники под контролем организатора. Поэтому если вы чувствуете, что не готовы жертвовать всеми силами и временем – обращайтесь к команде Boyarov Weddings, которые снимут с вас 90% задач и ответственности.
За 3 месяца до торжества
Времени остается не так много, но достаточно, чтобы решить оставшиеся организационные вопросы, пересмотреть смету, изменить детали в декоре или образах. Рассмотрим подробнее элементы подготовки.
Как составить бюджет?
Составление бюджета – головная боль пар. Систематизируем основные статьи расходов, чтобы было проще разобраться, как правильно распределить свадебный бюджет между ними.
1. Образы жениха и невесты (5-10% от бюджета)
-
Свадебное платье и другие образы (утро невесты, вечерний)
-
Костюм жениха, мужские аксессуары
-
Обувь невесты и жениха (+ запасная обувь на танцы)
-
Фата / ее альтернативы
-
Украшения невесты и аксессуары
-
Услуги стилиста и визажиста
-
Наряды для подружек невесты
2. Обручальные кольца (3% от бюджета)
Не экономьте на главном символе торжества и брака. Рассмотрите разные бренды, виды металлов, формы, камни, придумайте индивидуальную гравировку. Можно изготовить и свои кольца в мастерских.
3. Декор и флористика (10-15% от бюджета)
-
Букет невесты + бутоньерка для жениха
-
Оформление выездной / вечерней церемонии
-
Декор ужина: президиум, центральные композиции, дополнительные декоративные элементы
-
Освещение
-
Услуги декораторов, монтажников, флористов
-
Букеты подружек невесты
-
Лепестки для церемонии
-
Фотозона / лаунж-зона / candybar
4. Фотограф, видеограф (15% от бюджета)
Цены на услуги фотографа и видеографа складываются из его опыта и портфолио. Не советуем брать услуги начинающих ребят, фото и видео – память о вашем дне.
5. Банкет (40-45% от бюджета)
-
Бронирование и аренда площадки
-
Еда и напитки
-
Обслуживание
-
Ведущий
-
Пробковый сбор
-
Торт и сладкий стол
-
Питание для подрядчиков
6. Полиграфия (3% от бюджета)
Создайте бумажные приглашения или сайт, на котором будет размещена вся информация для гостей.
7. Развлечения и музыка (5-10% от бюджета)
Бюджет на развлечения индивидуален. Кавер-группа, DJ, шоу-артисты – прайс на услуги будет разного диапазона.
8. Свадебный организатор (10% от бюджета)
Организатор – главный свадебный подрядчик. Не экономьте на его услугах, чтобы реализовать все мечты в рамках бюджета. Агентство Романа Боярова предлагает уникальные концепции торжеств и работает как с большими, так и ограниченными бюджетами.
9. Разное (5% от бюджета)
-
Комплименты для гостей
-
Госпошлина в ЗАГС
-
Расходы на транспорт
-
Реквизит для съемки love-story
-
Маникюр и педикюр
-
Координатор в день свадьбы
-
Номер в отеле
10. Непредвиденные расходы (3% от бюджета)
Дополнительная аренда площадки, такси для опаздывающих гостей, запасные элементы декора, допчек на заказ напитков и еды, дополнительные часы работы подрядчиков – все это непредвиденные расходы, на которые стоит заложить финансы.
Итак, а теперь к цифрам. Если количество гостей 30-35, то экономный вариант свадьбы выйдет примерно в 700-800 тысяч рублей; средний – 800 тыс-1 млн; дорогой вариант – от 1 миллиона рублей.
Выбор места для бракосочетания и банкета
Локация для регистрации брака должна подходить вашим критериям и попадать в самое сердце. Можно выбрать ЗАГС или выездную регистрацию. Популярными вариантами выездной церемонии являются:
-
ЗАГС
-
кафе, рестораны, банкетные залы, лофты
-
загородные дома на открытом воздухе
-
локации у воды: озера, пруда или реки
-
необычные места за границей
Что касается банкета, то проведите доскональный просмотр понравившихся ресторанов и площадок. Во-первых, они должны подходить по цене, критериям, количеству гостей, во-вторых, подходить для реализации концепции, в-третьих, вызывать восторг. Узнайте, сколько на площадке санузлов, есть ли отдельные технические комнаты, места для курения, электрическую мощность и прочее. Обсудите меню, возможность пригласить кавер-группу, нанять обслуживающий персонал.
Подача заявления в ЗАГС
Заблаговременная подача заявления – уверенность в том, что на вашу дату место будет свободно. А еще это огромный плюс для тайминга, который нужно планировать заранее.
Прежде чем подавать заявление, соберите необходимые документы (паспорта, квитанция об оплате госпошлины). Если ранее у жениха или невесты уже был брак, то придется предоставить документ о расторжении предыдущих отношений.
Если невеста собирается менять фамилию, то необходимо подготовить соответствующее заявление и документацию. Далее последует смена фамилии в паспортах, полисе ОМС и других документах. Занимайтесь бюрократическим процессом заблаговременно.
Выбор ведущего на свадьбу
Ведущий играет огромную роль на празднике – создает атмосферу и настроение, объединяет гостей и пару. Искать ведущего можно по социальным сетям, свадебным сайтам-каталогам, по рекомендациям друзей, коллег или свадебных подрядчиков.
Договориться с ведущим лучше за 5-6 месяцев до торжества. Обговорите сценарий, конкурсы и развлечения, вносите коррективы. Профи предложит неординарные решения для вашей свадьбы – как камерной и “интровертной”, так и зажигательной.
При выборе обратите внимание на следующие пункты:
-
ведущий свободен на вашу дату (график занятости иногда размещен на сайте), прайс на услуги вам подходит, стиль ведения торжества – тоже
-
позиционирование в социальных сетях. Посмотрите, как человек общается с друзьями, знакомыми и своей аудиторией. Вы сможете сделать первоначальные выводы о его характере и личности
-
портфолио. Смотрим видео со свадеб, которые профи размещает у себя на сайте или в социальных сетях
-
отзывы. Почитайте, что о ведущем говорят реальные пары. Вы сможете узнать его фишки, особенности и преимущества
-
личная встреча. Человек должен быть с вами на одной волне, понимать, что вы хотите, и вызывать симпатию. Личная встреча не даст ошибиться в выборе
Оформление свадебных приглашений
Создать приглашения в печатном варианте, электронном виде или на сайте? Если вам близка эстетика рукописных текстов и “бумаги”, то выбирайте первый вариант. В электронном – для тех, кому вручить в руки печатное приглашение не получится. Сайт – хороший вариант, который подойдет всем гостям.
Соберите референсы, выберите цветовую свадебную палитру, найдите профи за 4 месяца до свадьбы. Также можно сделать карточки Save The Date.
Создать сайт можно самим на конструкторе или обратиться к специалисту. Альтернативный вариант – группа в социальной сети или аккаунт, в котором вы в закрытом доступе разместите информацию для гостей.
Список дел за 2 месяца до свадьбы
Образы для пары, друзей жениха и подружек невесты
За 2 месяца до торжества образы должны быть готовы. Сшить платье или костюм на заказ, посмотреть локальные бренды, съездить в несколько магазинов на примерки – вот, что предстоит паре. После выбора основных образов следует (опционально) выбор дополнительных – например, на танцевальную часть вечера. Также нужно найти аксессуары. Для невесты – украшения, туфли, фата, подвязка. Для жениха – галстук или бабочка, бутоньерка, обувь, часы, запонки.
Для подружек невесты часто выбирают похожие наряды. Это могут быть атласные платья нежных оттенков в одной палитре. Или девушки могут быть в одной цветовой гамме. Друзьям жениха тоже уделяется внимание. Многие мужчины приходят в костюмах от одного бренда, которые заранее выбирают вместе.
Список гостей
За 2 месяца до свадьбы у вас должен быть список гостей, которые на 95% будут на свадьбе. Обзвоните гостей, уточните их планы. Если кто-то не сможет приехать, вы сохраните бюджет, пересмотрев список.
Выбор фотографа и видеографа
Фотограф и видеограф – главные члены команды после организатора. Фото и видео останутся с вами на всю жизнь! На что следует обратить внимание при выборе:
-
Портфолио. Подробно изучите стиль фото и видео. От просмотра должны быть эмоции: “Да, это оно!”
-
Использование фотошопа/цветокоррекции. Ретушь фото не должна быть заметной, эффекты – моветон. Также и видео должно быть обработанным, но “живым”.
-
Композиция и стиль. Каждый фотограф и видеограф работает в своем стиле, используя разные ракурсы, форматы, акцентируя внимание на эмоциях, эстетике или киношной атмосфере
-
Цены на услуги, свободные даты, договор. Обязательно заключайте договор на оказание услуг, обсудите возможность прибытия подрядчиков в ваши даты. Выбирайте не по цене (хотя она и важна), а по опыту, сердцу и видению.
Заказ свадебного торта
Свадебный торт – прекрасная традиция и украшение торжества. При выборе кондитера обращайте внимание на отзывы, примеры по стилю, которые вам близки, но главное – ваши впечатления после дегустации.
Затем выберите форму, наполнение, количество ярусов тортика – обсудите варианты концепции с кондитером. Профи предложит необычные решения.
Видов тортов множество: открытый торт, торт с кремом, торт-суфле, торт с мастикой, марципановый торт или французский крокембуш. В декоре десерта в трендах и ностальгия по 90-м, и наивные дизайны, и арт-объекты – что больше по душе.
Альтернативами могут стать макарунс, сырный торт, ягодный пирог, торт-мороженое, блинный или вафельный торт.
Музыка и первый танец
Для каждого этапа свадьбы (выход пары, церемония, велком, ужин, развлечения, первый танец и др.) подготовьте музыкальное сопровождение. Его можно создать самим или обратиться к диджею, который по вашим вкусам составит зажигательный плейлист.
Первый танец молодых – трепетный момент вечера. Заранее выберите музыку, обратитесь к хореографу, чтобы поставить танец, или придумайте его сами. Не забудьте про репетиции – это залог красивого танца.
Что нужно сделать за 1 месяц до свадьбы?
-
Продолжайте вести смету и ежедневник, чтобы не упустить детали. Отмечайте сделанное и добавляйте новые задачи
-
Купите все необходимое для церемонии и банкета
-
Приобретите все спиртное и напитки
-
Проверьте наличие всех акссесуаров к свадебных образам
-
Запишитесь на процедуры: косметолог, маникюр, педикюр и др.
Список дел за 3 недели до свадьбы
-
Финализируйте меню для ужина
-
Организуйте мальчишник и девичник
-
Закажите номера для гостей в гостинице / трансфер
-
Внесите количественные прввки в декор с учетом изменений в численности гостей
-
Обзвоните или напишите всем подрядчикам и получите подтверждения
План действий за 1 неделю до свадьбы
За 2 недели до свадьбы все должно быть готово. У вас должны остаться в основном лишь вопросы, связанные с банкетной полиграфией, доставкой алкоголя в ресторан и организационные вопросы с гостями, которые приедут из других городов.
Организовать свадьбу самостоятельно возможно, но сложно. Взвесьте все плюсы и минусы, поговорите с реальными парами, которые создавали торжество сами, рассчитайте свое время и возможности.
Агентство Boyarov Weddings считает, что и подготовка, и свадьба – праздник счастья и любви, в котором нет места стрессу и форс-мажорам. Такой день должен запомнится как один из самых прекрасных в вашей жизни, а потому мы советуем обращаться к профессионалам с многолетним опытом.